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Por Tatiana G. Dore
Aprovechar las bondades tecnológicas implica, también, mirar más allá y no generar que, en la lectura, nos encontremos con una réplica del expediente físico al que le sumamos firmas digitales y archivos adjuntos: repensar el expediente en su actual soporte.""El diseño legal es definido por Margaret Hagan, directora del pionero Legal Design Lab de la Universidad de Stanford, como la aplicación del diseño centrado en el ser humano al mundo del derecho con el fin de hacer que los sistemas y servicios legales sean más centrados en las personas, utilizables y satisfactorios."
"Su premisa principal es la empatía y a partir de ella se busca idear prototipos, testearlos, y abordar soluciones."
"El diseño legal es una metodología que puede abarcar un amplio catálogo de aspectos del mundo jurídico. Sus premisas pueden utilizarse con miras a quienes transitan el mismo, ayudando a pensar la forma en la que se pueden enriquecer cuestiones tan relevantes como la tutela judicial efectiva, la claridad y eficacia contractual, la accesibilidad, los sistemas de gestión tanto de estudios jurídicos como de organismos judiciales, el acceso a la justicia de personas en situación de vulnerabilidad, entre muchas otras."
"El diseño UX refiere a la “user experience”, esto es, la experiencia del usuario. Ha sido definido como por la norma ISO como “las percepciones y respuestas de una persona que resultan del uso o el uso anticipado de un producto, sistema o servicio”."
"Una perspectiva de diseño UX nos permite concentrarnos en la experiencia de los usuarios jurídicos al interactuar con la interfaz del expediente digital."
"Este último punto de testeo es el esencial. Señala Margaret Hagan en una publicación ya en el año 2016 que, al conversar con personas que se desempeñan en otras áreas, como la de salud, pudieron concluir que no pensaban los problemas de las personas en sus múltiples dimensiones, sino a través de sus lentes profesionales, entrenados para identificar y responder a problemas con los conceptos y soluciones que confiaban podían ofrecer, en abstracto."
"En la jerga tribunalicia, los agentes judiciales suelen referirse a la claridad digital como a la identificación de cada trámite a fin de señalar su contenido de forma correcta (...) que esté efectivamente señalada como tal y no como el traslado de demanda, por ejemplo."
"La claridad digital se construye no solo con la implementación de un sistema claro, sino con la utilización correcta del mismo por parte de quienes lo utilizan, esto es, todos los efectores jurídicos en su conjunto."
"Es fundamental siempre resaltar la necesidad de utilizar lenguaje claro que favorecerá la claridad digital, toda vez que de nada servirá señalizar trámites si utilizamos para ello terminología compleja o arcaica."
"La evaluación respecto de las interfaces del expediente digital debe realizarse siempre teniendo en consideración primordial las necesidades de las personas en situación de vulnerabilidad que pudieren participar del proceso."
"Así lo exigen las Reglas de Brasilia sobre el acceso a la justicia de las personas en condición de vulnerabilidad: la regla número 95 establece que se procurará el aprovechamiento de las posibilidades que ofrezca el progreso técnico para mejorar las condiciones de acceso a la justicia de las personas en condición de vulnerabilidad."
"Con todas las bondades que podemos referir de la práctica de herramientas como el storytelling, no debemos dejar de remarcar que los escritos, las sentencias y todo otro texto jurídico es ante todo y en primer lugar eso: un texto jurídico, no literario."
"Notificamos resoluciones en las que citamos doctrina y jurisprudencia de forma tal que se convierten en verdaderos laberintos textuales para los justiciables y aun para el resto de los operadores jurídicos. En lenguaje liso y llano: no se entiende."
"Es posible habilitarse a plantear otras posibilidades de redacción y estructura de los textos, utilizando resaltados, índices y resúmenes."
"Una clara aplicación de herramientas de diseño legal en nuestro ámbito es el de las sentencias con hipervínculos. Podemos mencionar en primer lugar el caso del juzgado laboral de la IX nominación de Tucumán a cargo del Dr. Horacio Rey (...) Del mismo modo los hipervínculos fueron utilizados por el Superior Tribunal de Justicia de Tierra del Fuego."
"Señala el Dr. Gabriel Hernán Quadri respecto de la incorporación de hipervínculos que su fundamento radica en la economía y la celeridad procesal y el principio de claridad digital, señalando que 'habría que pensar si sigue teniendo sentido, por ejemplo, redactar los «resultandos» de las sentencias (art. 163 inc. 3º CPCCN) cuando esto se puede zanjar muy fácilmente con un hipervínculo a los escritos iniciales del proceso' (...)"
"Errores de diseño pueden expulsar a las personas que buscan acceder a la justicia y mucho más a quienes procuran hacerlo desde situaciones de vulnerabilidad que son aquellas personas que hallan mayores dificultades cuando se encuentran enfrentados a la burocracia legal."
"No obstante ello, es primordial que las innovaciones tecnológicas no nos desvíen del verdadero foco que debe estar en el usuario."
"Un proceso que no contempla en su soporte al usuario que participa de él es, al fin y al cabo, inaccesible.
Repensar el expediente digital: aportes del diseño legal y UX
El declive del expediente papel parece ser algo que simplemente sucedió, como un transcurrir natural del curso de las cosas. Todos lo veíamos venir. Si bien en otros ámbitos el soporte papel original se sostiene, en mayor o menor medida y en paralelo a la versión virtual—como es el caso de los libros y las publicaciones periódicas—con el expediente judicial se dio una transformación más intensa, un verdadero borrón y cuenta nueva en el que el contenido papel se digitalizó y el nuevo contenido comenzó a generarse ya en forma digital.
Más allá de las diversas regulaciones en cada ámbito territorial argentino e internacional—muchas impulsadas de forma forzosa por la pandemia de COVID-19—sería necio hoy desconocer las bondades de la digitalización de los expedientes judiciales. Entre las más evidentes podemos mencionar que su configuración habilita el trabajo remoto; elimina la necesidad de solicitar préstamos del expediente, con la responsabilidad que eso conlleva; ahorra el tiempo y gasto que requería la procuración de los expedientes en forma presencial; reduce el tiempo de movimiento del expediente entre organismos; permite generar back-ups de la información, de manera que no se pierda la misma ante situaciones de fuerza mayor como incendios, inundaciones, robos y otras circunstancias; entre otros beneficios.
La nostalgia del papel
No todo tiempo pasado fue mejor, sin embargo, hay ciertos aspectos que se extrañan del formato del papel. Por supuesto que hay una cuestión relativa al soporte que es difícil de replicar como ser la carencia del brillo de la hoja, la comodidad de su textura, la posibilidad de “pasar de foja”. De esa nostalgia podemos tomar elementos a fin de replicarlos para hacer la lectura del expediente más amena. Por ejemplo, podemos pensar formas en que la lectura sea más similar al formato horizontal del libro de antaño en oposición al sistema de apertura de ventanas que suele utilizarse en su versión virtual.
Al mismo tiempo, es fundamental considerar cuales son los aspectos que hemos mantenido como mera herencia del papel y que no tienen una justificación real en su mutación a formato digital. Así, podemos mencionar la estructura fragmentaria o desordenada o la necesidad de creación de incidentes únicamente a fin de no entorpecer la lectura, entre otros puntos. Aprovechar las bondades tecnológicas implica, también, mirar más allá y no generar que, en la lectura, nos encontremos con una réplica del expediente físico al que le sumamos firmas digitales y archivos adjuntos: repensar el expediente en su actual soporte.
Diseño legal (o legal design)
Para reflexionar sobre esta temática es menester valernos de los elementos que nos brinda el legal design. El diseño legal es el traslado de las premisas del pensamiento de diseño al ámbito de las leyes. Brevemente remitiremos a los términos de Tim Brown, quien define al pensamiento de diseño como “una metodología que impregna todo el espectro de actividades de innovación con una filosofía de diseño centrada en las personas”[1]. Por su parte, el diseño legal es definido por Margaret Hagan, directora del pionero Legal Design Lab de la Universidad de Stanford, como la aplicación del diseño centrado en el ser humano al mundo del derecho con el fin de hacer que los sistemas y servicios legales sean más centrados en las personas, utilizables y satisfactorios[2].
En otras palabras, podría decirse que el legal design es el empleo de una perspectiva de diseñador en el ámbito del derecho teniendo como consideración fundamental las necesidades de las personas que navegan el mundo jurídico[3]. Su premisa principal es la empatía[4] y a partir de ella se busca idear prototipos, testearlos, y abordar soluciones.
El diseño legal es una metodología que puede abarcar un amplio catálogo de aspectos del mundo jurídico. Sus premisas pueden utilizarse con miras a quienes transitan el mismo, ayudando a pensar la forma en la que se pueden enriquecer cuestiones tan relevantes como la tutela judicial efectiva, la claridad y eficacia contractual, la accesibilidad, los sistemas de gestión tanto de estudios jurídicos como de organismos judiciales, el acceso a la justicia de personas en situación de vulnerabilidad, entre muchas otras.
Si bien el ámbito del diseño legal es amplísimo y sumamente interesante, para estas reflexiones nos interesa centrarnos en aquellas herramientas que pueden ser útiles para el expediente digital en su interfaz, tal como fue traducido desde el papel, pensando para ello desde una visión más cercana al diseño UX.
Aportes de diseño UX para el expediente digital
El diseño UX refiere a la “user experience”, esto es, la experiencia del usuario. Ha sido definido como por la norma ISO como “las percepciones y respuestas de una persona que resultan del uso o el uso anticipado de un producto, sistema o servicio”[5]. Leída a vista de pájaro esta definición parecería solaparse con la del pensamiento de diseño pero, mientras que el pensamiento de diseño hace referencia a una perspectiva, metodología y visión de diseñador, el diseño UX se ubica en un ámbito más específico de creación y perfeccionamiento de productos en pos de crear una experiencia positiva para las personas que lo utilizarán. Es decir que el diseño UX es una aplicación del pensamiento de diseño a un producto determinado a fin de evaluar su interacción con quien lo utiliza. Aquí la premisa principal será la eficacia y la satisfacción del usuario.
Ahora bien, nos interesa traer a colación este concepto para repensar el expediente digital en la actualidad. Una perspectiva de diseño UX nos permite concentrarnos en la experiencia de los usuarios jurídicos al interactuar con la interfaz del expediente digital.
De esta disciplina podemos tomar premisas tales como la evaluación respecto del espaciado de los documentos, la jerarquía y la organización del texto desplegado, la navegación clara y simple y las pruebas de usabilidad a fin de testear la experiencia particular.
Este último punto de testeo es el esencial. Señala Margaret Hagan en una publicación ya en el año 2016 que, al conversar con personas que se desempeñan en otras áreas, como la de salud, pudieron concluir que no pensaban los problemas de las personas en sus múltiples dimensiones, sino a través de sus lentes profesionales, entrenados para identificar y responder a problemas con los conceptos y soluciones que confiaban podían ofrecer[6], en abstracto. La evaluación en concreto necesariamente conduce a respuestas más precisas y adecuadas.
Seguidamente abordaremos algunos aspectos que consideramos han de ser tenidos en cuenta a la hora de pensar formas para enriquecer el expediente digital.
Claridad digital
En la jerga tribunalicia, los agentes judiciales suelen referirse a la claridad digital como a la identificación de cada trámite a fin de señalar su contenido de forma correcta, esto es, que la presentación recibida corresponde a una contestación de demanda, que esté efectivamente señalada como tal y no como el traslado de demanda, por ejemplo. Es decir, que cada escrito o proveído del proceso sea correctamente denominado y, a su vez, se sintetice de ser posible su contenido.
A modo ejemplificativo, en la provincia de Buenos Aires el sistema Augusta permite identificar las presentaciones recibidas o los proveídos dictados en consecuencia con el acto procesal específico y luego permite, a su vez, generar observaciones a dicha presentación, que pueden ya incorporarlas los letrados u otros intervinientes al remitirla o, en su caso, los agentes del juzgado si se trata de proveídos. De esta forma, de ser adecuada dicha observación, se genera un resumen del contenido de cada acto procesal, simplificando su lectura y, por ende, su procesamiento.
En cada jurisdicción se han realizado diversos avances al respecto, pero a la fecha la mayor parte de ello depende de la actuación humana. La claridad digital se construye no solo con la implementación de un sistema claro, sino con la utilización correcta del mismo por parte de quienes lo utilizan, esto es, todos los efectores jurídicos en su conjunto. Señalar esta particularidad no significa que ello sea problemático, sino que toda modificación deberá tener en cuenta a los usuarios que construyen esa claridad digital y que el sistema, contrariamente a agilizar, no obstaculice las labores diarias de los efectores jurídicos.
Lenguaje claro
En el mismo sentido, es fundamental siempre resaltar la necesidad de utilizar lenguaje claro que favorecerá la claridad digital, toda vez que de nada servirá señalizar trámites si utilizamos para ello terminología compleja o arcaica.
Por otra parte, la utilización de lenguaje claro en los textos del expediente hace a una experiencia superadora para el usuario. Sin afán de extendernos por demás respecto a este punto, podemos señalar brevemente algunas buenas prácticas: utilizar expresiones simples; evitar el uso de términos jurídicos poco claros; reducir el uso de oraciones subordinadas; evitar las palabras baúl, esto es, palabras genéricas carentes de precisión; etc.
Herramientas de accesibilidad
Asimismo, cabe destacar que la evaluación respecto de las interfaces del expediente digital debe realizarse siempre teniendo en consideración primordial las necesidades de las personas en situación de vulnerabilidad que pudieren participar del proceso. Así lo exigen las Reglas de Brasilia sobre el acceso a la justicia de las personas en condición de vulnerabilidad: la regla número 95 establece que se procurará el aprovechamiento de las posibilidades que ofrezca el progreso técnico para mejorar las condiciones de acceso a la justicia de las personas en condición de vulnerabilidad.
Es menester no perder de vista que errores de diseño pueden expulsar a las personas que buscan acceder a la justicia y mucho más a quienes procuran hacerlo desde situaciones de vulnerabilidad que son aquellas personas que hallan mayores dificultades cuando se encuentran enfrentados la burocracia legal.
De índices, numeraciones y otras gestiones de formato en los textos
Si hay algo que se reitera constantemente en la práctica jurídica es la falta de organización de los textos. Con todas las bondades que podemos referir de la práctica de herramientas como el storytelling, no debemos dejar de remarcar que los escritos, las sentencias y todo otro texto jurídico es ante todo y en primer lugar eso: un texto jurídico, no literario. Como tal, requiere de cierta rigurosidad que deriva de la necesidad de dar certidumbre jurídica al acto, con precisiones de lo que se peticiona, manifiesta o dispone.
Cualquiera de nosotros observaría azorado una pericia cargada de frases en desorden del mismo modo que se enfurecería al recibir una comunicación de una entidad bancaria que nos fuere transmitida en párrafos largos y confusos. No obstante ello, al momento de redactar textos jurídicos somos reticentes a utilizar puntos, títulos y subtítulos, formatos diferenciales. Notificamos resoluciones en las que citamos doctrina y jurisprudencia de forma tal que se convierten en verdaderos laberintos textuales para los justiciables y aun para el resto de los operadores jurídicos. En lenguaje liso y llano: no se entiende. Como si eso fuera poco, la información más relevante no está correctamente señalada. Por ejemplo, citamos a personas a concurrir al juzgado, encontrándose la citación en el medio del texto de una sentencia larga que el justiciable quizás no comprende que intenta significar.
Ahora bien, nos permitimos pensar que es posible habilitarse a plantear otras posibilidades de redacción y estructura de los textos, utilizando resaltados, índices y resúmenes. A modo ejemplificativo, si tuviéramos que notificar una medida cautelar en el marco de un proceso de violencia familiar, podríamos redactar la notificación de forma tal que la misma incluyera títulos en cada punto de lo resuelto a fin de que, quien lo lea, pueda comprender mejor el contenido de lo que se dispone, del mismo modo que se suelen estructurar las demandas para mejor comprensión. Nada prohíbe estructurar los textos de forma más clara salvo el tristemente célebre “siempre se hizo así”.
Sentencias hipervinculadas
Una clara aplicación de herramientas de diseño legal en nuestro ámbito es el de las sentencias con hipervínculos. Podemos mencionar en primer lugar el caso del juzgado laboral de la IX nominación de Tucumán a cargo del Dr. Horacio Rey, en el que los hipervínculos son realizados manualmente por quienes forman parte del juzgado, generando en la sentencia un índice con hipervínculos a cada parte de la misma[7]. Del mismo modo los hipervínculos fueron utilizados por el Superior Tribunal de Justicia de Tierra del Fuego para referir a actuaciones previas del expediente[8].
En este sentido, señala el Dr. Gabriel Hernán Quadri respecto de la incorporación de hipervínculos que su fundamento radica en la economía y la celeridad procesal y el principio de claridad digital, señalando que “habría que pensar si sigue teniendo sentido, por ejemplo, redactar los «resultandos» de las sentencias (art. 163 inc. 3º CPCCN) cuando esto se puede zanjar muy fácilmente con un hipervínculo a los escritos iniciales del proceso”[9], una relevante reflexión en tanto dichas constancias surgen del expediente, generando una duplicidad de la información que obstaculiza la lectura de lo resuelto y hasta genera pérdidas de tiempo innecesarias, especialmente cuando se citan párrafos completos de textos obrantes con anterioridad, a los que sin embargo, quizás, es necesario remitir.
Aportes posibles al expediente digital
-Índices vinculados: posibilidad de pensar al expediente como un documento con un índice inicial con hipervínculos que permitan navegar el mismo sin necesidad de atravesar la estructura fragmentaria para acceder a un cierto punto del proceso.
-Accesibilidad desde otros dispositivos distintos a la computadora.
-Permitir la creación de infografías/gráficos que enriquezcan la comprensión del contenido.
-Formatos estandarizados que permitan una lectura amena, con tipografía, interlineado, espaciado y análogas cuestiones adaptadas a la comodidad de los usuarios.
-Mapas de avance del proceso.
-Documentación adjunta agrupada y disponible no en el trámite en que se acompaña, sino en una pestaña separada (como en los antiguos sobres de documental).
-Agrupación de actos de la misma naturaleza: por ejemplo, poder visualizar todas las medidas cautelares dictadas en el proceso, o todas las audiencias celebradas.
-Agrupación por parte: esto es, que se pueda visualizar todos los escritos presentados por una parte, o por un letrado u otro agente en particular.
-Íconos y colores por etapas procesales, por parte o por tipo de presentación.
-Síntesis en lenguaje claro para los justiciables.
-Posibilidad de resaltado y generación de notas dentro del texto privadas para el usuario, para que pueda tener sus propias referencias al momento de retomar la lectura del expediente.
Reflexión final: el usuario como foco
Sostiene Reuben Kirkham que uno no puede comprender o apreciar completamente los efectos de la tecnología sin estudiarla in situ, a diferencia del entorno idealizado de un laboratorio[10]. Esto mismo sucede en la interacción de las personas con el expediente digital.
Actualmente es prolífico el debate respecto del uso de la inteligencia artificial en el ámbito jurídico y de la eficiencia a la que su uso permite llegar. En el contexto local tenemos casos exitosos como es el de Prometea que demuestra que la IA se presenta como una gran herramienta para producir mejoras en los servicios de justicia.
No obstante ello, es primordial que las innovaciones tecnológicas no nos desvíen del verdadero foco que debe estar en el usuario. De nada sirve que implementemos reformas o apliquemos tecnología que reduzca tiempos o evite errores humanos si luego ese contenido creado no va a poder ser comprendido por quienes deben acceder a él o cuyo acceso va a ser intrincado y plagado de obstáculos evitables. Un proceso que no contempla en su soporte al usuario que participa de él es, al fin y al cabo, inaccesible.
(*) Abogada - Maestranda en Derecho de Familia, Niñez y Adolescencia. Especialista en Justicia Constitucional y Derechos Humanos.
[1] Ibíd.
[2] Hagan, Margaret. Law by design, en https://lawbydesign.co/legal-design/
[3] Para un análisis más extenso respecto del Legal Design remito a las reflexiones que hemos realizado sobre la temática en el capítulo "Legaltech y legal design thinking" de la obra Legal Tech. Innovación, tecnología y transformación digital de la Abogacía. Dir. Miguel Luis Jara, Editorial elDial, Buenos Aires, 2024.
[4] Para ampliar respecto de las etapas del proceso de diseño ver Universidad de Ingeniería y Tecnología (UTEC). 5 etapas del proceso de Design Thinking. Lima, Perú, en https://educacion-ejecutiva.utec.edu.pe/blog/5-etapas-proceso-design-thinking
[5] (ISO 9241-210, 2010, p. 7).
[6] Hagan, Margaret. Design for Bureaucracies: envisioning user-centered medical-legal-health care, Legal design & innovation, Medium, 2016, En https://medium.com/legal-design-and-innovation/design-for-bureaucracies-envisioning-user-centered-medical-legal-health-care-b7e513c7f601
[7] Dirección de Comunicación Pública Corte Suprema de Justicia de la Provincia de Tucumán. Un juzgado incorpora la sentencia con hipervínculos para facilitar la comunicación judicial, 18 de octubre de 2022 en https://www.justucuman.gov.ar/direccion-comunicacion/noticia/fuero-laboral-un-juzgado-incorpora-la-sentencia-con-hipervinculos-para-facilitar-la-comunicacion-judicial
[8] Superior Tribunal de Justicia de Tierra del Fuego, “Ruiz, Ignacio c/ Provincia de Tierra del Fuego AeIAS (Ministerio Jefatura de Gabinete) s/ Contencioso Administrativo – Medida Cautelar”, 13 de julio de 2021 acceso disponible en Ross, Zarina, https://palabrasdelderecho.com.ar/articulo/2881/Sentencia-navegable,-la-experiencia-en-Tierra-del-Fuego-en-un-particular-caso-de-Derechos-Fundamentales-de-grupos-vulnerados
[9] Quadri, Gabriel Hernán. Hacia la actuación judicial hipervinculada, 3 de julio 2021 en https://e-procesal.com/hacia-la-actuacion-judicial-hipervinculada-2648
[10] Kirkham, Reuben. (Legal Design) Research through Litigation, Monash University, Australia.